Un sistema propio para Mis Velas que conecta lo que hoy se digita varias veces: la atención por WhatsApp, la producción en planta, la facturación en Sai Open y los despachos. El equipo deja de transcribir y pasa a revisar.
Ejemplo ilustrativo del demo
En el recorrido del 26 de octubre hablamos con gerencia, producción, envíos y facturación. Los cuatro procesos tienen el mismo patrón: el dato ya existe en algún lado, pero una persona lo vuelve a escribir.
El chatbot funciona y ya gestionó más de 1.500 conversaciones, pero cuesta caro, cobra más cuando se acaban los créditos y el contrato vence en febrero.
Se va en digitar y verificar los formatos en papel de cada bache. Los papelitos viajan en las canastas, se llenan con guantes y con prisa, y no se sabe en qué lugar de la bodega quedó cada lote.
Cada uno se factura a mano en Sai Open: primero crear el cliente con todos los datos que pide la DIAN y después la factura electrónica.
Copiar pedidos del Excel a la transportadora, anotar guía y factura, imprimir stickers, pegarlos en la caja correcta y avisarle a cada cliente por WhatsApp.
Así viaja hoy un pedido de la tienda hasta que el cliente recibe su guía, y así viaja con la propuesta.
La persona sigue en el proceso, pero cambia de oficio: en vez de transcribir, revisa lo que el sistema ya preparó y atiende lo que se sale de lo normal.
Cada proceso se entrega por separado y funciona desde el primer día, pero todos comparten los mismos pedidos, clientes y lotes. Así lo que entra por la tienda web llega a la factura, a la guía y al aviso al cliente sin volver a escribirse. Las pantallas son del demo, con datos de ejemplo.
Reemplaza el chatbot actual en el mismo número, que ya está verificado. Solo cambia el conector.
La canasta es el vehículo: lleva su QR por fundición, pabilado, envoltura y empaque.
Registrar un lote en el demo
Equipos: funciona con celulares o tablets en los puntos de control. El carnet, las placas de canasta y los dispositivos se compran aparte; los recomendamos según lo que ya tengan.
Sai Open corre en red local y no se puede tocar desde internet. Por eso vamos en dos pasos.
Fase B · piloto aparte: una IA operando Sai Open por escritorio remoto en la noche, para que al otro día el equipo solo revise. Primero hacemos una prueba técnica en el equipo de facturación y, si funciona bien, la cotizamos. No la prometemos antes de probarla.
La transportadora está en la nube y permite carga masiva, así que este proceso se conecta directo.
Una plataforma a nombre de Mis Velas, en servidor propio, que recibe los datos donde nacen y los entrega donde se necesitan.
Una sola base de datos para toda la operación.
Respaldo diario, monitoreo y un responsable técnico. Los datos quedan en un servidor de Mis Velas, sin licencias por usuario ni por conversación.
El orden sigue el calendario de Mis Velas: aliviar facturación y despachos ahora que hay volumen, tener el agente antes de que venza el contrato en febrero y cambiar la forma de trabajar en planta en la temporada baja.
Acompañamiento y formación: no solo entregamos las automatizaciones. Incluimos sesiones con el equipo para que sepan usarlas, ajustarlas y mantenerlas. Cada módulo queda con su video guía.
Valores en pesos colombianos, antes de impuestos.
Monitoreo, respaldos, ajustes menores, soporte y la gestión del canal de WhatsApp.
El demo muestra los cuatro procesos con datos de ejemplo: el chat del agente, el puesto de escaneo en planta, la validación de pedidos para Sai Open y la generación de guías con stickers.
Abrir el demo